Het organiseren van elke vorm van evenementen kost enorm veel tijd. Er gaat ten eerste al een groot deel van de aandacht zitten in de nodige voorbereiding. Wie moeten er uitgenodigd worden? Welke mensen gaan er spreken of zijn er te zien? Waar wordt het evenement gehouden? Wat is de congreslocatie? Dit zijn allemaal vragen waar jij antwoord op moet geven als je een evenement gaat organiseren. Persoonlijk moest ik laatst nog een congres organiseren en alle zaken regelen. Dankzij allerlei handige tips en een fantastisch bedrijf genaamd OneMeeting.com, was mijn congres een daverend succes. Om mijn kennis met jou te delen, vertel ik je vandaag hoe ook jouw congres gegarandeerd een succes zal zijn.
Congreslocatie als eerste obstakel
Mijn eerste probleem was niet zozeer de organisatorische kant van het congres zelf. De eerste obstakel waar ik tegenaan liep was de locatie. Waar moest het congres gehouden worden? De deelnemers van mijn congres kwamen overal uit Nederland vandaan. Daarom wilde ik een congreslocatie die redelijk centraal lag. Bovendien moest de congreslocatie wel goed bereikbaar zijn met de auto en openbaar vervoer. Ik wist niet waar ik moest beginnen. Gelukkig kwam ik na een lange zoektocht op Google het bedrijf OneMeeting.com tegen. Als je een congreslocatie zoekt, dan ben je bij hun aan het juiste adres. Ik gaf simpelweg aan wat mijn wensen waren voor de congreslocatie en ik kreeg direct de beste opties te zien.
Goede locatie en uitstekende faciliteiten
Wanneer je een goede locatie hebt gevonden voor jouw congres, dan zal het gelijk al een stuk soepeler gaan. Een prettige congreslocatie zorgt er namelijk ten eerste voor dat de deelnemers vrolijk binnen komen. Indien de deelnemers geen last hebben van file en als er genoeg parkeerruimte is, dan heb je al wat figuurlijke punten gewonnen. Daarnaast hebben de betere congreslocaties ook uitstekende faciliteiten. Wederom een belangrijk aspect waardoor een congres kan slagen of falen. Door een goede congreslocatie en uitstekende faciliteiten ben je al halverwege een succesverhaal.
Nog wat tips voor een succes
Uiteraard is dat nog niet alles. Het congres moet inhoudelijk ook de deelnemers tevreden houden. Mijn tip: zorg voor een gevarieerd programma met genoeg pauzes. Niets is zo saai als een congres waar iedereen zit te gapen en te knikkebollen. Een boeiend en afwisselend programma kan voorkomen dat jouw congres een snoozefest wordt. Daarnaast is het ook verstandig om ruim van tevoren te zorgen dat alle technische zaken goed werken. Het staat niet alleen onprofessioneel indien dit niet het geval is. Slecht werkende techniek is simpelweg ook irritant. Zo wordt jouw congres ook gegarandeerd een succes!